Der Bereich Büro und IT der Rudolf-Sophien-Stift gGmbH umfasst ein breitgefächertes Aufgabengebiet. Hier werden Bürodienstleistungen abgewickelt, intern unter anderem für die Personalabteilung, extern für Firmen aus der Region. Das Spektrum reicht von der einfachen Datenerfassung bis zu komplexen Reisekostenabrechnungen von Großkonzernen.
Mitarbeiten können Klienten mit und ohne Vorkenntnisse, auch Menschen mit größeren Einschränkungen werden in die Prozesse eingebunden. Sie werden individuell geschult und auf die Aufträge vorbereitet. Bei den jeweiligen Arbeitsschritten werden sie von den Gruppenleitern begleitet, was ein sicheres Gefühl vermittelt. Im Laufe der Zeit können Teilnehmende ohne Vorkenntnisse von einfacheren Büroarbeiten peu à peu an komplexere Aufgaben herangeführt werden.
Zusätzlich bieten die Abteilungen Berufliche Bildung an, zum Beispiel die Kaufmännische Facherprobung oder Schulungen von Scannerprogrammen.
Aufgaben und Tätigkeiten
Aktenarchivierung/Scanning
- Scanning von Akten und Belegen
- Archivierung der Daten auf Speichermedien
- Aktenvernichtung
Büro- und IT-Dienstleistungen
- Adresserfassung, Datenerfassung und Datenpflege
- Schreibservice von Texten und Serienbriefen
- Erstellung und Prüfung von Rechnungen
- Prüfung und Berechnung von Reisekostenerstattungen
- Erstellung von Angeboten für Kunden
- Telefon- und Mailingaktionen
- Interne Verwaltungsaufgaben, z.B. Bewerbungsverwaltung, Büromaterialverwaltung
- PCs konfigurieren, Programme installieren und testen
Vermittelte Kenntnisse
Aktenarchivierung/Scanning
- Datenschutzbestimmung und Umgang mit sensiblen Firmendaten
- Bedienung der Geräte, z.B. Scanner, PC, Schredder
- Erlernen von Scannerprogrammen und Scan-Abläufen
- Einführung in Archivierungssystematiken
- Fachgerechte Vernichtung und Entsorgung von Fremdakten
Büro- und IT-Dienstleistungen
- Bürowirtschaft und Statistik, z.B. Büroabläufe und Arbeitsorganisation
- Informationsverarbeitung, z.B. Textverarbeitung in Word, Datenverarbeitung in Excel, Bürokommunikation
- Betriebliches Rechnungswesen, z.B. Grundlagen im Rechnungswesen, Aufbau von Kostenrechnungen
- Personalwesen, z.B. Personalverwaltung und Gehaltsabrechnungen
- Auftrags- und Rechnungsbearbeitung, z.B. Abläufe bei der Rechnungsstellung
- Installieren und Konfigurieren von PCs, z B. Methoden der Hard- und Software-Installation
